De gemeente Hillegom is verplicht om periodiek een uitvoeringsprogramma op te stellen met betrekking tot de vergunningverlenende, toezichthoudende en handhavende activiteiten in het kader van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). De Wabo vergunningverleningstaken en de vergunningverleningstaken volgend uit de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en de Bijzondere Wetten (BW) hebben echter veel raakvlakken. Ook worden de vergunningstaken als geheel door hetzelfde team van HLTsamen uitgevoerd. Om deze redenen zijn zowel in het VTH-beleidsplan als in het VUP ook de taken volgend uit de APV/BW meegenomen. De Omgevingsdienst West-Holland (ODWH) voert op mandaatbasis de milieu gerelateerde vergunning- en handhavingstaken voor de gemeente Hillegom uit.

 

De taken op het gebied van vergunningverlening en toezicht/handhaving zijn omwille van transparantie en objectiviteit organisatorisch gescheiden. De toezicht en handhavingstaken maken daarom geen onderdeel uit van dit uitvoeringsprogramma. Deze taken zijn ondergebracht in het Handhaving Uitvoering Programma (HUP), dat wordt opgesteld namens het domein Buitenruimte.

 

Het uitvoeringsprogramma vloeit dus voort uit het VTH-beleidsplan 2020-2024 en dient de daarin opgenomen beleidsdoelstellingen. Het uitvoeringsprogramma wordt door B&W vastgesteld en bekend gemaakt aan de gemeenteraad.

 

Voor de behandeling van een aanvraag om een omgevingsvergunning enerzijds en de handhavende taken anderzijds zijn diverse wettelijke regelingen van belang die de procesgang bepalen en de rechtsmiddelen beschrijven. De betreffende wettelijke regelingen en beleidskaders zijn in dit uitvoeringsprogramma op hoofdlijnen beschreven.

 

In dit VUP staan de belangrijkste (organisatorische, juridische en maatschappelijke) ontwikkelingen beschreven die van invloed zijn (geweest) op het opstellen van het VTH-beleidsplan, en daarmee ook op de uitvoering (VUP). Dit zijn:

• •

  Omgevingswet

• •

  Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb)

• •

  Kwaliteitscriteria 2.2

In dit hoofdstuk worden de kernactiviteiten weergegeven. Het gaat hierbij met name om vergunningverlening t.a.v. de taakvelden Wabo en APV/Bijzondere Wetten. Het grootse deel van de werkzaamheden bestaat uit reguliere werkzaamheden. Aandacht wordt gegeven aan de verwachte werkvoorraad en de komende ontwikkelingen. Verder zijn er activiteiten welke voortvloeien uit de beleidsdoelstellingen van het VTH-beleidsplan. Dit is het uitvoeren van de VTH taken volgens het serviceformule-concept. Verder is er dit jaar veel aandacht voor de voorbereiding op de Omgevingswet.

 

Om de vergunning-taken adequaat te kunnen uitvoeren moet aan een aantal aspecten worden voldaan. Het gaat hierbij om de borging van de financiën, de borging van de kritieke massa (personeelsformatie), het maken van procesafspraken en de samenwerking met externe partijen. In dit uitvoeringprogramma wordt hieraan aandacht besteed.

 

In het eerste kwartaal van 2023 wordt geëvalueerd hoe de uitvoering, zoals in dit uitvoeringsplan beschreven, gerealiseerd is. In het opvolgende VUP wordt rekening gehouden met deze evaluatie en waar nodig worden zaken bijgestuurd. De evaluatie van het VUP 2021 is verwerkt in het voorliggende VUP 2022.

Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). De Wabo regelt onder andere het verbod om zonder omgevingsvergunning bepaalde activiteiten uit te voeren. Daarnaast is vastgelegd welk toetsingskader voor een aanvraag geldt en wanneer een aanvraag omgevingsvergunning dan ook moet worden geweigerd. Er wordt duidelijkheid gegeven over welke soort procedure (regulier of uitgebreid) en welke bijbehorende beslistermijn van toepassing is.

 

Wet Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (Wet VTH). De wet VTH is op 14 april 2016 in werking getreden. Het doel van deze wet is een veilige en gezonde leefomgeving, door het bevorderen van de kwaliteit en samenwerking bij de uitvoering van het omgevingsrecht. De wet is een invulling van de Wabo, formaliseert de Omgevingsdiensten en regelt de randvoorwaarden voor gemeenten en provincies om tot een hogere kwaliteit te komen. Zo werd het basistakenpakket van de omgevingsdiensten wettelijk vastgelegd en werden gemeenten verplicht een verordening kwaliteit VTH te hebben. In deze verordening heeft de gemeenteraad de kaders vast gelegd waaraan de uitvoering van de taken minimaal moet voldoen.

 

De wet VTH wordt, als onderdeel van de Wabo, via de Invoeringswet Omgevingswet onder de Omgevingswet gebracht. Ook de hierna genoemde AMvB (Bor) wordt verwerkt in het Invoeringsbesluit Omgevingswet. De beleidscyclus (procescriteria) staat in het Bor. De beleidscyclus wordt dus ook onder de Omgevingswet gecontinueerd.

 

Ministeriele regeling omgevingsrecht (Mor). De Mor regelt de indieningsvereisten voor een aanvraag omgevingsvergunning per activiteit en regelt ook welke documenten op een later tijdstip mogen worden aangeleverd.

 

Besluit omgevingsrecht (Bor). Het Bor regelt onder andere in welke situaties een omgevingsvergunning brandveilig gebruik moet worden ingediend. Verder regelt het Bor de verplichting tot het opstellen van een beleidsplan in combinatie met een uitvoeringsplan en welke specifieke onderdelen in dit beleid dienen te worden benoemd. De bijlagen van het Bor bevatten verder de (1) vergunningsvrije criteria voor die gevallen waarin geen omgevingsvergunning benodigd is, (2) de mogelijkheden om in afwijking van een bestemmingsplan medewerking te kunnen verlenen aan een aanvraag omgevingsvergunning.

 

AMvB VTH. Naast de wet VTH is er ook de AMvB VTH (Besluit tot wijziging van het Besluit omgevingsrecht (verbetering vergunningverlening, toezicht en handhaving)), welke op 1 juli 2017 in werking is getreden. In deze AMvB wordt een vertaalslag gemaakt naar het Bor. Ook zijn procescriteria opgenomen voor vergunningverlening.

 

Bouwbesluit 2012. Het Bouwbesluit bevat de bouwtechnische voorschriften waaraan zowel de bestaande bouwwerken alsmede de nieuw te realiseren bouwwerken dienen te voldoen. Tevens wordt in het Bouwbesluit de verplichting tot het indienen van een sloopmelding dan wel een melding brandveilig gebruik geregeld en welke procedure beide meldingen dienen te doorlopen.

 

Algemene wet bestuursrecht (Awb). De Awb bevat de algemene regels van het bestuursrecht met betrekking tot de verhouding tussen de overheid enerzijds en de burgers, bedrijven en overige instanties anderzijds alsmede de diverse overheidsorganen onderling. Verder regelt de Awb de bevoegdheden van bestuursorganen tot het nemen van besluiten, hoe de besluiten moeten worden voorbereid, gemotiveerd, bekendgemaakt en ook het recht tot het maken van bezwaar en het instellen van beroep.

 

Wet op kansspelen. Kansspelen worden gereguleerd door deze wet. In veel gevallen is een vergunning nodig om kansspelen te organiseren.

 

Alcoholwet (v.m. Drank en Horecawet.) Deze wet geeft gemeenten de verantwoordelijkheid over vergunningverlening, toezicht en handhaving met betrekking tot drank en horeca. Het stelt gemeenten verplicht om een preventie- en handhavingsplan alcohol vast te stellen.

 

Verordening VTH. De gemeenteraad heeft de Verordening kwaliteit Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving omgevingsrecht Hillegom vastgesteld (Hierna: VTH). In deze verordening heeft de gemeenteraad de doelen gesteld waarop de kwaliteit van de VTH uitvoeringstaken in elk geval betrekking moet hebben. Deze doelen zijn (kwaliteit van) dienstverlening, de uitvoeringskwaliteit van producten en diensten en (beschikbaarheid van) financiën. Op grond van het Besluit omgevingsrecht en met in acht name van de door de gemeenteraad gestelde doelen, is het college van burgemeester en wethouders als het bevoegde gezag, verplicht VTH beleid te formuleren. Dit is het VTH-Beleidsplan Gemeente Hillegom 2020-2024.

 

De Omgevingswet (hierna: Ow) treedt naar verwachting op 1 januari 2023 in werking. Hiermee vervalt de huidige Wet algemene bepalingen omgevingsrecht als grondslag voor de Verordening VTH. De Verordening Uitvoering en Handhaving (hierna: U&H) vervangt vanaf dat moment de Verordening VTH. De Verordening U&H heeft de artikelen 18.20 en 18.23 van de Omgevingswet als grondslag. Inhoudelijk hoeft de verordening niet aangepast te worden, alleen de juridische grondslag wijzigt.

 

VTH-Beleidsplan Gemeente Hillegom 2020-2024. In het VTH beleidsplan gemeente Hillegom 2020-2024 is op strategisch niveau beschreven hoe de taken op het gebied van Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) gedurende vier jaar worden opgepakt. Het gaat hierbij om taken op het gebied van bouwen, ruimtelijke ordening, milieu, Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en bijzondere wetten.

 

Algemene Plaatselijke Verordening (APV). In de APV staat de gemeentelijke regelgeving op het gebied van openbare orde en veiligheid. Elke gemeente heeft een eigen APV en deze geldt voor iedereen binnen de gemeente. Uit de regels van de APV blijkt of ergens een vergunning of melding voor nodig is. Voorbeelden van onderwerpen in de APV zijn: evenementen, horeca, vuurwerk, parkeren, geluidshinder, prostitutie, etc.

De Omgevingswet is de basis voor een nieuw regelgevingsstelsel voor de fysieke leefomgeving en behelst een grootschalige transitie van het Omgevingsrecht. Op 1 januari 2023 treedt de Omgevingswet volgens de huidige planning in werking. Het kabinet wil met de Omgevingswet het aantal regels verminderen, bereiken dat de verschillende plannen voor ruimtelijke ordening, milieu en natuur beter op elkaar worden afgestemd en dat duurzame projecten gestimuleerd worden. Tevens wil men meer ruimte geven aan gemeenten, provincies en waterschappen, zodat zij hun omgevingsbeleid kunnen afstemmen op hun eigen behoeften en doelstellingen.

 

De Omgevingswet zal voor de vergunningverlening en de handhaving verandering brengen. Zo kunnen er onder invloed van het omgevingsplan (in plaats van bestemmingsplannen) meer mogelijkheden komen voor vergunningsvrije activiteiten.

 

Naast het leveren van (digitale) producten en diensten zal de faciliterende, adviserende, informerende en controlerende rol van de gemeente in samenwerking met haar inwoners en ondernemers toenemen. Flexibiliteit in benadering en contact is dus belangrijk. Wij moeten kunnen inspelen op maatwerk vraagstukken (burgerinitiatieven, co-creatie en meervoudige, complexe vragen). Meer maatwerk ontstaat doordat de participatie-samenleving steeds meer gestalte krijgt; de wijk gaat (meer) bepalen wat er in de wijk gebeurt. Onze inwoners en ondernemers worden vaker samenwerkingspartners. De nieuwe wetgeving vraagt een hierbij passende, andere dienstverlening. De verwachting van de wetgever is dat het onder invloed van de Omgevingswet voor inwoners en ondernemers gemakkelijker wordt om hun wensen ten aanzien van de fysieke leefomgeving in te brengen en te realiseren. De dienstverlening zal gegroepeerd worden rond de initiatiefnemer; samen met hem en zijn omgeving worden initiatieven vormgegeven. Het gaat niet alleen om co-creatie, maar ook om eventueel samen naar alternatieven zoeken en inleving, de zogenoemde ‘ja-mits’ houding.

 

Aangezien de invoering van de Omgevingswet de organisatie voor een breed scala aan ontwikkelopgaven stelt, is er voor gekozen om de implementatie van de Omgevingswet volgens een programmastructuur uit te voeren. We werken met drie programmalijnen, waarbinnen een aantal deelprojecten zijn gedefinieerd. We houden de drie programmalijnen aan die ook landelijk zijn voorgesteld. (Vanuit het VNG programma "aan de slag met de omgevingswet".)

1. Programmalijn Omgevingswet en instrumenten.

Deze programmalijn omvat het opstellen van de kerninstrumenten zoals voorbeeld de Omgevingsvisies en Omgevingsplannen.

2. Programmalijn Anders werken.

Deze programmalijn omvat de deelprojecten Serviceformules, Cultuurverandering en Organisatie-inrichting.

3. Programmalijn Digitaal Stelsel Omgevingswet.

Deze programmalijn omvat diverse ondersteunende projecten ( aanschaf en integreren nieuwe applicaties) die de lijnen 1 en 2 faciliteren en er voor zorgen dat we tijdig kunnen aansluiten op de Landelijke voorziening van het digitale stelsel Omgevingswet.

 

De uitwerking van de programmalijnen wordt door de organisatie projectmatig aangepakt. De drie programmalijnen zijn verbonden met én dragen bij aan de ontwikkeling/invulling van een aantal andere thema’s die ook in de HLTsamen organisatie-agenda zijn opgenomen, zoals het visietraject en de lopende organisatieontwikkeling. Het gemeenschappelijk doel van de programma’s is het realiseren van een organisatie die Omgevingswet-proof is. Daarin wordt ook nadrukkelijk de uitvoering en borging van de VTH taken meegenomen, met name daar waar het de programmalijn Anders werken betreft.

 

In het wetsvoorstel ‘kwaliteitsborging voor het bouwen’ (Wkb) is het nieuwe stelsel van kwaliteitsborging in de bouw geïntroduceerd. Met dit nieuwe stelsel wordt beoogd meer verantwoording bij marktpartijen neer te leggen. De rol van de gemeente als bevoegd gezag verandert door het nieuwe stelsel van kwaliteitsborging in de bouw. De bouwtechnische toets en het toezicht tijdens de bouw zullen in het nieuwe stelsel van kwaliteitsborging in de bouw uitgevoerd worden door een marktpartij en niet meer door de gemeente. De gemeente behoudt wel haar taak voor de planologische beoordeling, welstandstoets en toetsing van de omgevingsveiligheid. Ook blijft de gemeente verantwoordelijk voor (toezicht op) welstand, monumenten, bestaande bouw (minimumeisen bestaande bouw en gebruikseisen).

 

De verwachting is dat de Wkb tegelijk met de Omgevingswet (1 januari 2023) in werking zal treden. Begonnen wordt met bouwwerken die vallen onder de gevolgklasse 1 (eenvoudigere bouwwerken zoals grondgebonden woningen, woonboten, vakantiewoningen en bedrijfspanden met maximaal 2 bouwlagen). Het bouwtechnische gedeelte van het werk valt daarmee deels weg bij de gemeente. Na drie jaar wordt de werking van de Wkb door de minister geëvalueerd. Afhankelijk van de evaluatie volgt mogelijk uitbreiding van het systeem naar andere meer complexe bouwwerken die vallen onder de gevolgklasse 2 en 3. Dit is echter niet meer in de wet meegenomen en wordt een nieuw traject.

 

Over de uitvoeringskwaliteit van de VTH taken zijn er afspraken gemaakt tussen het Rijk, het IPO en de VNG: Deze hebben geleid tot de VTH kwaliteitscriteria 2.2. Deze laatste versie is op 1 juli 2019 in werking getreden.

 

De criteria hebben zowel betrekking op de kwaliteit van de organisatie als de kwaliteit van de medewerkers. De set afspraken maakt inzichtelijk welke kwaliteit burgers, bedrijven en instellingen, maar ook overheden onderling en als opdrachtgevers, mogen verwachten bij de uitvoering van de VTH-taken.

 

Voor de organisatie betekent dit dat er een sluitende beleidscyclus is voor het opstellen van doelstellingen, de monitoring hiervan en het behalen van deze doelstellingen. Het fundament van kwaliteit is uiteraard het afleveren van een zo goed mogelijk product. Hiervoor is vooral vakmanschap nodig. De criteria voor kritieke massa adresseren dit vakmanschap in termen van voldoende medewerkers, de juiste opleidingen en ervaring, kunde en het onderhouden en het borgen daarvan.

 

Naar verwachting zullen de huidige kwaliteitscriteria in de loop van 2023 inhoudelijk aangepast worden om deze aan te laten sluiten bij de Omgevingswet.

Het grootse deel van de werkzaamheden van team Vergunningen, onderdeel van HLTsamen, bestaat (uiteraard) uit het behandelen van aanvragen om vergunningen. Het gaat hierbij om de taakvelden Wabo en APV/Bijzondere Wetten. Deze werkzaamheden zijn dus direct aan een specifieke aanvraag of melding te relateren. Naast deze directe werkzaamheden zijn er ook taken die betrekking hebben op hetzelfde taakveld, maar waar geen aanvraag of melding aan ten grondslag ligt. Het gaat hierbij hoofdzakelijk om de volgende werkzaamheden:

• •

  Behandeling van principeverzoeken/conceptaanvragen;

• •

  beantwoording van telefonische vragen;

• •

  behandeling/beantwoording van email en brieven;

• •

  informatieverstrekking bezoekers (balie);

• •

  applicatiebeheer;

• •

  overige aanvragen, bijvoorbeeld verhuur leegstaande woningen, parkeerontheffingen, etc.;

• •

  deelname aan interne projectgroepen, voorbereiding op nieuwe ontwikkelingen;

• •

  ondersteuning andere teams, bijvoorbeeld meelezen van (concept)stukken etc.;

• •

  verstrekken van documenten uit het bouwarchief.

Genoemde werkzaamheden worden voor de HLT-gemeenten volgens dezelfde processen afgehandeld, echter onder toepassing van het geldende gemeente-specifieke beleid. Met betrekking tot aantallen van aanvragen en werkzaamheden hoeft er daarom voor de taakuitvoering per gemeente geen onderscheid te worden gemaakt. Over een periode van meerdere jaren zullen verschillen in jaarlijkse aantallen elkaar weer opheffen is in de praktijk gebleken. Daarom wordt uitgegaan van de aantallen van de HLT-gemeenten als geheel.

 

Onder invloed van de Omgevingswet zal het ambitieniveau van de HLT-gemeenten mede bepalend zijn voor de hoeveelheid aanvragen en uitvoeringsprocessen.

 

De werkvoorraad, dat wil zeggen het aantal aanvragen dat wordt ingediend, is gezien het bovenstaande slechts alleen door beleidsmatige keuzes beperkt stuurbaar. Als een aanvrager de noodzaak ziet een vergunningaanvraag in te dienen of een melding te doen, moeten wij deze behandelen conform de geldende wetten/regels en termijnen. Daarbij zijn er factoren die het aantal aanvragen beïnvloeden, zoals conjunctuur en maatschappelijke ontwikkelingen. Maar daar heeft een gemeente geen invloed op. Voor een prognose van de werkvoorraad zijn wij aangewezen op gegevens en tendensen uit het verleden. Deze gegevens zijn uiteraard bekend:

 

 

De aantallen in de tabel betreffen zowel aanvragen om een omgevingsvergunning als principeverzoeken. (Van de overige werkzaamheden onder 4.1 worden de aantallen niet bijgehouden.)

 

Wat hier duidelijk opvalt is, dat het aantal Wabo aanvragen de laatste 2 jaar flink toeneemt. In 2020 en 2021 ontvingen wij ruim 30% meer Wabo aanvragen ten opzicht van de jaren daarvoor. Dit is overigens een landelijke tendens. Naar alle waarschijnlijkheid is dit te koppelen aan de krapte op de huidige woningmarkt, ouderen blijven langer thuis wonen, de conjunctuur, de lage rente en het thuiswerken dat voor velen steeds normaler is geworden. Door het management is en wordt op deze tendens geanticipeerd.

 

Het is aannemelijk er van uit te gaan dat voor de nabije toekomst het aantal aanvragen in de lijn van de voorgaande jaren zal liggen.

 

Er is een grote diversietijd aan aanvragen mogelijk. Dit varieert tussen beperkt van omvang en invloed (bijvoorbeeld dakkapel) tot complex (bijvoorbeeld groot woongebouw met aanverwante bijeenkomst- en zorgfuncties). Daarnaast zijn er binnen het proces ook grote verschillen mogelijk. Volgt de juridische procedure de kortst mogelijke weg, of wordt er via bezwaar en beroep tot en met de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State doorgeprocedeerd? Dit is in principe voor zowel eenvoudige als complexe plannen mogelijk.

 

Alle mogelijke aanvraagtypen zijn daarom niet uitgesplist en achtereenvolgens voorzien van een urenprognose, omdat de (combinatie van) aantallen, de aanvraagtypologie en het verloop van de procedure niet planbaar zijn.

 

Kanttekening daarbij is, dat de ingrijpende transitie naar de Omgevingswet (verwachte inwerkingtreding op 1 januari 2023) veel voorbereiding vergt. Deze transitie vereist onder andere een hernieuwd strak ingericht werkproces met daarbij duidelijke afspraken met onze ketenpartners. Deze voorbereiding kan niet zonder meer worden opgepakt naast de reguliere werkzaamheden, want ‘de winkel’ moet open blijven. Het management zal daar op anticiperen.

 

Evenals bij de Wabo werkvoorraad is ook hier het aantal aanvragen slechts alleen door beleidsmatige keuzes beperkt stuurbaar. Hiervoor gelden dezelfde redenen als genoemd bij de Wabo paragraaf.

 

 

Opvallend is dat er in 2020 en 2021 minder aanvragen en meldingen zijn gedaan dan de jaren daarvoor. Dit verschil is verklaarbaar door de Corona-pandemie. Het betreft hier met name de aanvragen voor evenementen en aanverwante zaken. Daarvoor in de plaats is echter veel tijd besteed aan voorlichting, met name omdat er veel vragen binnen kwamen naar aanleiding van de continue veranderende situatie op grond van bijvoorbeeld de noodverordeningen en beperkingen, die het gevolg waren van het landelijk Coronabeleid.

 

Ook bij APV/Bijzondere Wetten geldt dat er een grote diversiteit aan aanvragen mogelijk is, waarbij het proces volgens verschillende juridische scenario’s kan verlopen.

 

Daarbij komt in dit geval ook nog dat de Corona-pandemie in wisselende vorm nog steeds voort duurt en voor de langere termijn onvoorspelbaar is. Gebleken is dat het continue aanpassen van de maatregelen door de rijksoverheid steeds veel vragen oproept bij burgers, organisatoren en ondernemers (m.n. horeca en winkeliers).

 

Ook hier zijn daarom alle mogelijke aanvraagtypen niet uitgesplist en achtereenvolgens voorzien van een urenprognose.

 

Zoals in hoofdstuk 3 aangegeven staan er grote veranderingen op stapel. Deze veranderingen hebben grote impact op de wijze van vergunningverlening. Flexibiliteit in benadering en contact worden onder invloed van de Omgevingswet nog belangrijker. Mede hierom wordt er ook een organisatiestructuurverandering voorbereidt. Wij moeten kunnen inspelen op maatwerk vraagstukken (burgerinitiatieven, co-creatie en meervoudige, complexe vragen). Ook zal de doorlooptijd van het vergunningentraject verkort worden naar 8 weken en worden initiatieven in samenwerking met alle betrokkenen tegelijkertijd aan de omgevingstafel besproken. Dit vergt complementaire kwaliteiten van de medewerkers. Daarnaast zal onder invloed van de Wkb juist het technische deel van de werkzaamheden (vooralsnog gedeeltelijk) meer naar de achtergrond verdwijnen. Er vindt dus een verschuiving plaats waarbij het meer om de ruimtelijke- en omgevingsaspecten gaat dan om de technische uitvoering van een bouwwerk. Voor dat laatste onderdeel wordt de bouwende partij zelf verantwoordelijk.

 

Vanzelfsprekend zal het team vergunningverlening zich goed moeten voorbereiden op de komende veranderingen. Het jaar 2022 zal daarom in het teken staan van het verwerven van kennis en het aanpassen van applicaties en processen. Het uitvoeren van de VTH taken volgens het serviceformule-concept is daar een onderdeel van. Zie daarvoor ook paragraaf 4.3.1.

 

De belangrijkste onderdelen worden hieronder op hoofdlijnen beschreven. In het werkplan van het team zal dit verder concreet worden uitgewerkt en afgestemd met andere teams en interne/externe partijen.

 

Voor het registreren en afhandelen van de aanvragen om vergunningen wordt in de huidige situatie gebruik gemaakt van de applicatie SquitXo. Deze applicatie is niet geschikt voor de aanvragen die na invoering van de Omgevingswet worden ingediend. De vervanger van SquitXo heet RX-Mission. Om deze op 1 januari 2023 operationeel te hebben moet er vol ingezet gaan worden op de inrichting van deze applicatie. SquitXo is in de loop der jaren zo efficiënt ingericht, dat we daar maximaal profijt uit weten te halen. We kunnen er niet vanuit gaan dat we RX-Mission op 1 januari 2023 ook al zo functioneel hebben ingericht als SquitXo nu, maar we kunnen er wel naar streven om dit zoveel als mogelijk te benaderen. Daarnaast moeten de medewerkers zich het nieuwe systeem ook eigen maken.

 

De complicerende factor is dat alle aanvragen die voor 1 januari 2023 binnenkomen volgende de oude regels behandeld moeten worden, deze oude processen lopen dus na 1 januari 2023 nog geruime tijd door (in SquitXo). Alles dat op 1 januari 2023 en daarna binnenkomt, moeten volgens het nieuwe regiem worden afgehandeld in RX-Mission. Gezien de ervaring met doorlooptijden, zullen wij er van uit moeten gaan dat wij vanaf 1 januari 2023 zeker nog wel een jaar volgens zowel het oude als nieuwe proces moeten werken.

 

Om maximaal profijt te hebben van RX Mission is het van belang dat we alle briefsjablonen welke we nu in SquitXo hebben voor Wabo en APV aan gaan passen aan RX-Mission en natuurlijk ook de Omgevingswet. Dit is een omvangrijke klus.

 

Er is in 2021 gestart met het inrichten van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Hoeveel tijd hier vanuit de organisatie nog aan besteed moet worden in 2022 is momenteel nog niet duidelijk, omdat het DSO nog in ontwikkeling is. Wel dient er rekening gehouden te worden met het feit dat de gemeentes straks zelf voor een groot deel verantwoordelijk zijn voor de inhoud van het DSO. Iedere beleidswijziging zal dus ook in het DSO verwerkt moeten worden. Hoe deze extra werkzaamheden zich verhouden tot de tijd welke we nu kwijt zijn aan mondelinge en schriftelijke beantwoording van vragen moet nog blijken. Nog niet duidelijk is waar straks de organisatorische verantwoordelijkheid voor het DSO komt te liggen. Het is van belang om dit in beeld te krijgen en daar is aandacht voor, m.n. vanuit de projectgroep implementatie Omgevingswet.

 

Inmiddels wordt al een tijd proefgedraaid met de Intake- en Omgevingstafels. In het begin werd er voor een deel van de aanvragen gebruik gemaakt van deze methode, maar sinds november 2021 hebben we gemerkt dat er steeds meer en goed gebruik gemaakt wordt van de tafels. Deze ervaringen hebben wij nodig om de processen goed te kunnen verfijnen en inrichten.

 

We zijn begin 2022 gestart met een proef om alle aanvragen die binnenkomen te laten beoordelen door een Intakemanager. Die bepaalt in samenspraak met een collega van RO of een ingediend verzoek richting Intaketafel kan of dat we deze op voorhand al af kunnen wijzen. Plannen welke onvoldoende informatie bevatten, niet haalbaar zijn of niet op de juiste manier zijn ingediend worden aan de voorkant tegengehouden en gaan dus niet meer de lijn in. Ook beoordeelt een Intakemanager of de ingediende aanvraag regulier c.q. complex is en koppelt hier vervolgens de juiste medewerker aan. Wij willen hiermee voorkomen dat de organisatie wordt belast met initiatieven die onvoldoende onderbouwd zijn of haaks staan op ingezette ontwikkelingen. Ook wordt zo voorkomen dat reguliere initiatieven opgehouden worden omdat de aandacht te veel uitgaat naar complexe zaken. Zie ook paragraaf 4.3.1.

 

De Intake- en Omgevingstafel moet nog in de lijn geborgd worden, omdat dit gestart is als een leerproces. Op dit moment zijn er nog 2 projectleiders die de organisatie hiervan op zich nemen. Zodra de procesbeschrijvingen volledig ingevuld zijn, zal samen met het domein Ruimte gekeken worden hoe we de tafels in de lijn borgen.

 

Met de invoering van de Omgevingswet wordt naar verwachting ook de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) ingevoerd. De Wkb heeft als doel de (borging van) bouwkwaliteit en het bouwtoezicht te verbeteren door het invoeren van een nieuw stelsel van kwaliteitsborging. De nieuwe wet zal gefaseerd in werking treden. Er wordt gelijktijdig met de invoering van de Omgevingswet gestart met eenvoudige bouwwerken (gevolgklasse 1). Vanaf 2026 volgen na evaluatie eventueel de complexe bouwwerken.

 

Als gevolg van de Wkb zal de huidige omgevingsvergunning voor het bouwen in twee activiteiten worden opgesplitst, een bouwactiviteit en een omgevingsplanactiviteit. Zie onderstaand schema.

 

 

Afhankelijk van de activiteit zal een initiatief een bepaald proces doorlopen. Deze processen zullen opnieuw ingericht en afgestemd moeten worden.

 

Om een aanvraag te kunnen beoordelen moeten er afhankelijk van het initiatief interne en/of externe adviezen worden gevraagd. De inzet is om de diverse disciplines zoveel als praktisch mogelijk aan de omgevingstafel te krijgen. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om de disciplines erfgoed/welstand, flora en fauna, brandveiligheid etc. Niet ieder initiatief hoeft echter naar de omgevingstafel. De adviseringsprocessen zullen opnieuw ingericht en uitgelijnd moeten worden, samen met onze partners en aansluitend op de processen van de intake- en omgevingstafel.

 

Naast het op orde brengen van alle processen en applicaties is het noodzakelijk dat medewerkers de tijd krijgen om zich goed voor te bereiden op de Omgevingswet. Hiervoor is opleiden/trainen van groot belang. Vaste medewerkers moeten voldoende ruimte krijgen om zich voor te bereiden en na 1 januari 2023 verder te bekwamen in de Omgevingswet.

 

In de Verordening Kwaliteit Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving Omgevingsrecht gemeente Hillegom heeft de gemeenteraad doelen gesteld waarop de kwaliteit van het VTH-beleid in elk geval betrekking moeten hebben. Deze doelen zijn de kwaliteit van dienstverlening (conform dienstverleningsconcept), de uitvoeringskwaliteit van diensten en producten en (beschikbaarheid van) financiën. Op grond van het Besluit omgevingsrecht en met in acht name van de door de gemeenteraad gestelde doelen moet het college van burgemeester en wethouders als bevoegd gezag beleid voeren t.a.v. de uitvoering van de VTH taken. Dit beleid omvat onder andere het stellen van uitvoeringsdoelen en het beschrijven van de activiteiten om deze doelen te realiseren. In voorliggend vergunningverlening uitvoeringsprogramma wordt uitgewerkt hoe hier uitvoering aan wordt gegeven. Het college zal dit uitvoeringsprogramma periodiek evalueren.

 

De voorbereiding op de Omgevingswet en de Wkb zijn sowieso onder deze doelen te scharen. In de volgende paragraaf wordt één van de specifieke doelstellingen uit het VTH beleidsplan nader beschreven voor verdere uitwerking in de komende beleidsperiode. Zie ook paragraaf 4.2.4 en 4.2.5.

 

Onze inwoners en ondernemers kunnen verschillende rollen hebben als zij op VTH gebied contact met de gemeente hebben. Daardoor kan de relatie die wij met de klant hebben per geval verschillend zijn. De ene keer gaat het bijvoorbeeld om het behandelen van een vergunningaanvraag en de andere keer om een handhavingszaak. Maar het kan ook gaan over het ontwikkelen van beleid waarbij inwoners een actieve rol vervullen.

 

In het VTH beleidsplan heeft het college de hogere beleidsdoelstelling bepaald dat gewerkt gaat worden volgens het serviceformule concept.

Met serviceformules gaan wij concreet vorm geven aan de verschillende relaties die wij met onze inwoners en ondernemers hebben. Een serviceformule beschrijft op een inzichtelijke manier hoe de dienstverlening eruit ziet. In een formule wordt de dienstverlening gezien als een samenhangend geheel; de gehele keten inclusief de externe ketenpartners, de kanalen, de beleving van de inwoner/ondernemer, alsook de hieraan gekoppelde bedrijfsvoering. De formules zijn bedacht vanuit de rol die de inwoner/ondernemer op dat moment heeft. Zo zijn er onder meer de snelserviceformule voor eenvoudige plannen en de ontwerpformule voor complexe initiatieven.

 

Voor complexe initiatieven is inmiddels de intake- en omgevingstafel georganiseerd. Een initiatief kan complex zijn als men bijvoorbeeld een bedrijf gaat vestigen of woningen wil realiseren. Bij een dergelijk overleg zitten (eventueel) de initiatiefnemer, de overheidspartijen en de betrokken adviseurs in een vroegtijdig stadium aan tafel. Besproken worden bijvoorbeeld de maatschappelijke waarde, de verbetering voor inwoners en/of ondernemers en of dit initiatief binnen de visie en strategie van de overheid past. Zo komt een initiatiefnemer snel te weten of het zinvol is een plan verder uit te werken.

 

 

De serviceformule benadering kan mogelijk ook betekenen dat er een organisatorische verschuiving plaats moet vinden om dit concept efficiënt te kunnen inrichten. De rol vergunningverlener/ruimtelijk adviseur schuift meer naar elkaar toe en er gaan overlappingen plaats vinden. Hoe dit er precies uit komt te zien moet nog verder worden doorontwikkeld. In 2021 zijn hiervoor door de organisatie al stappen gezet, zoals het introduceren van de bij 4.2.4 genoemde intakemanager. In de voorliggende periode zal dit verder zijn beslag krijgen.

 

Door de VTH taken volgens het service-formule concept uit te voeren, wordt de verbinding gelegd naar het dienstverleningsconcept HLTsamen 2020 en programmalijn 2 (‘Anders werken’) van het programma implementatie Omgevingswet (het ‘Omgevingswet-proof’ maken van de organisatie).

Het implementeren van de serviceformules wordt organisatie-breed ingevoerd en heeft dus ook impact op andere onderdelen van de organisatie en moet aansluiten op de organisatievisie. Daarom wordt dit projectmatig aangepakt.

Voor de uitvoering van de VTH taken, een onderdeel hiervan, wordt aangehaakt bij dit project. De stappen en planning m.b.t. het onderdeel Vergunningen worden afgestemd met de projectleiding.

 

Op deze wijze wordt de beleidsdoelstelling uit het VTH beleidsplan gekoppeld aan genoemd project en via het VUP herleid naar operationele activiteiten op uitvoeringsniveau.

 

Dit leidt naar de volgende acties en realisatie:

 

In dit hoofdstuk is uiteengezet hoe de uitvoering, zoals in het vorige hoofdstuk beschreven, geborgd wordt.

 

In de HLT-begroting zijn de uitvoeringskosten van de reguliere VTH taken structureel opgenomen. Daarnaast wordt naar aanleiding van politieke keuzes en prioritering eventueel ook incidenteel geld ingezet om bepaalde knelpunten aan te pakken. Een voorbeeld hiervan is de projectmatige handhaving in het buitengebied (Bollen5-gemeenten/GOM). De financiële borging van de uitvoering van de reguliere VTH taken is reeds opgenomen in de (meer)jaarlijkse begrotingscyclus.

 

Hillegom beschikt over een kwaliteitsverordening VTH; de Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht Hillegom. In deze verordening is vastgelegd dat de VTH taken worden uitgevoerd overeenkomstig de kwaliteitscriteria 2.2, deze criteria zijn gebaseerd op de afspraken zoals gemaakt tussen het Rijk, het IPO en de VNG. Hiermee is het kwaliteitsniveau op het gebied van kennis, kunde en capaciteit voor kwaliteit en inzet van de medewerkers geborgd.

 

De organogram van de VTH-taakuitvoering is als bijlage 1 toegevoegd.

 

Hieronder wordt per functie de structurele Vergunningen formatie weergegeven. Wanneer er een aanleiding is, kan de formatie eventueel tijdelijk uitgebreid worden door inhuur. Externe medewerkers en inhuur zijn niet meegenomen in deze formatie, omdat dit door het jaar heen kan wijzigen afhankelijk van situatie en omstandigheden.

 

* Voor 1 fte wordt gerekend met 1629 werkbare uren. Hiervan gaat 10% (163 uur) af voor teamoverleg, organisatiebijeenkomsten, studie etc. Van de resterende 1466 uur is 1319 uur beschikbaar voor productie en 10% (147 uur) aangemerkt als onvoorzien. De balans tussen werkdruk, werkaanbod en ruimte voor 'growing concern’ staat onder druk, waardoor benodigde productiviteit 'growing concern’ verdringt. Dit knelpunt is bekend bij het management.

 

Op de afdeling vergunningverlening zijn verschillende werkwijzen vastgelegd om de kwaliteit te waarborgen en de uitvoering sturing en uniformiteit te geven. Er is o.a. een procesbeschrijving vastgesteld voor:

• -

  vergunningverlening uitgebreide procedure;

• -

  vergunningverlening reguliere procedure;

• -

  afhandelen melding (slopen en gebruik).

Genoemde procesbeschrijvingen zijn vastgelegd in het VTH-Beleidsplan Gemeente Hillegom 2020-2024.

Daarnaast zijn de overige werkafspraken vastgelegd in het Handboek Wabo vergunningverlening.

 

Om het uitvoeringsplan te realiseren is de inzet en samenwerking met externe partijen essentieel. Bij het opstellen van het VTH-Beleidsplan Gemeente Hillegom 2020-2024 is de wijze van samenwerking met externe partijen eerder beschreven.

 

*Onder invloed van de Omgevingswet wordt een Gemeentelijke Advies Commissie Omgevingskwaliteit aangesteld. De huidige Commissies vervallen dan van rechtswege bij inwerkingtreding van de Omgevingswet.

 

Zoals eerder aangegeven, veranderen door de Omgevingswet de regels voor onder meer bouwen, milieu, water, ruimtelijke ordening en natuur. Eén van de belangrijkste wijzigingen is dat de uitgebreide vergunningenprocedure, met een doorlooptijd van 26 weken, komt te vervallen. Hierdoor moeten meer vergunningaanvragen binnen 8 weken behandeld worden, wat betekent dat het vooroverleg en vlotte doorloop van processen (nog) belangrijker wordt. Dit vereist een strak ingericht werkproces en duidelijke afspraken met de ketenpartners. In de regio West-Holland is daarom besloten om een werkgroep Ketenproces omgevingsvergunning op te richten. Deelnemers zijn gemeenten, provincie en ketenpartners waaronder de Veiligheidsregio, Hoogheemraadschap en de Omgevingsdienst. Ook HLTsamen, (team Vergunningen), is bij deze werkgroep betrokken.

 

Het doel van de werkgroep is het maken van afspraken, zodat vanaf de ingangsdatum van de Omgevingswet op de juiste momenten met de juiste ketenpartners conform de wettelijke bepalingen van de Omgevingswet zo efficiënt en uniform mogelijk kan worden samengewerkt. Uiteraard is de keuze voor de intake- en omgevingstafel hierbij leidend.

De VTH-beleidscyclus betreft een gesloten cyclus. In deze cyclische aanpak zijn de strategische en operationele cyclus met elkaar verbonden. Dit is planmatig geborgd door deze telkens te monitoren en aan te passen. Op deze wijze wordt constante verbetering bewerkstelligd. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de bestaande gemeentelijke planning- en control-cyclus. Binnen de VTH-beleidscyclus staan drie documenten centraal: het integraal beleid, het uitvoeringsprogramma en het evaluatieverslag. Het VTH-beleid wordt periodiek uitgewerkt in een uitvoeringsprogramma. In het uitvoeringsprogramma staat concreet weergegeven welke uitvoeringsactiviteiten het college voornemens is in de betreffende periode uit te voeren. Hierbij wordt rekening gehouden met de evaluatieresultaten van het voorafgaande jaar en met de doelen in het beleid. Ten slotte evalueert het college periodiek welke activiteiten feitelijk zijn uitgevoerd en in hoeverre deze activiteiten hebben bijgedragen aan het bereiken van de in het VTH-beleid geformuleerde doelen. Deze evaluatie wordt vastgelegd in een evaluatieverslag (jaarverslag). De evaluatie van het VUP 2021 is verwerkt in het voorliggende VUP 2022.

 

In het eerste kwartaal van 2023 wordt geëvalueerd hoe de uitvoering zoals in dit uitvoeringsprogramma beschreven gerealiseerd is. In het opvolgende vergunningverlening Uitvoering Programma wordt rekening gehouden met deze evaluatie en waar nodig worden zaken bijgestuurd. Dit Vergunningverlening Uitvoering Programma is daarmee een onderdeel van de gehele beleidscyclus fysieke leefomgeving.