Sinds 2009 heeft de gemeente Hillegom een regeling met de gemeente Leiden rondom het archiefbeheer. De archieven van de gemeente Hillegom uit de periode 1575-1990 zijn hiernaar toe gebracht. Deze archieven zijn openbaar en bij ELO te vinden. Bekijk de adresgegevens en de openingstijden voor een bezoek aan ELO. Het beeldmateriaal van Hillgom is online te vinden op ErfgoedLeiden.
Bouwvergunningdossiers
De bouwvergunningdossiers worden vaak gebruikt door en in de gemeente. Daarom zijn deze nog niet te overgebracht naar het archief in Leiden.
Registers burgerlijke stand
De geboorte-, trouw-, en overlijdensregisters worden vaak gebruikt voor stamboomonderzoek. De openbare registers worden overgebracht naar Erfgoed Leiden. De nog niet openbare register zijn nog bij de gemeente. Een register wordt openbaar na:
- Geboorteregister: 100 jaar
- Huwelijkregister: 75 jaar
- overlijdensregister: 50 jaar
Opnemen archieven van verenigingen, bedrijven e.d.
Wanneer een vereninging is opgeheven of een bedrijf is beëindigd, blijven er archiefstukken over. Vaak is dan de vraag wat er met de stukken moet gebeuren. Als de archiefstukken een historisch belang hebben voor de gemeenschap kan de gemeente deze in het archief bewaren of als eigendom overnemen. Als een archief historisch interessant is, betekent dit niet dat alle archiefstukken dat ook zijn. In een gemeentelijk archief zijn 80 tot 90% van alle documenten op termijn vernietigbaar. In veel gevallen vernietigd de gemeente stukken vanwege privacy overwegingen.
Heeft u een archief wat u wil overdragen? Neem dan contact op met de gemeente via telefoonnummer 14 0252. Hieronder staan criteria die we hanteren bij de afweging of een archief historisch interessant is.
Criteria voor het opnemen van archieven
- Een archief moet gerelateerd te zijn aan de geschiedenis van de gemeente.
- Een archief moet representatief zijn voor de bevolking, of een uniek karakter voor de gemeente hebben. Bijvoorbeeld betrekking hebben op een unieke instelling, uniek gebouw of bijzonder persoon.
- Een archief moet aan de al opgenomen archieven een extra aspect toe voegen.
- Een archief dat in bruikleen wordt gegeven of wordt geschonken moet een openbaar stuk zijn.
- Archieven die in bruikleen worden gegeven of worden geschonken worden overgebracht naar Erfgoed Leiden.
Welke documenten zijn interessant?
- Organisatie: oprichtingsstukken, statuten, huishoudelijke reglementen, aanstelling van bestuursleden, notulen of verslagen van vergaderingen, jaarverslagen, correspondentie, ledenadministratie, contacten met derden, jubilea.
- Taakuitvoering: eigendom en beheer van gebouw(en), activiteiten, evenementen.
- Financiën: begrotingen, kasboeken, jaarrekeningen, subsidies.
- Personeel: organogram, loonstaten, personeelsuitstapjes, personeelsdossiers van markante personen.
- Documentatie: nieuwsbrieven, jubileumuitgaven, instructies, folders, affiches, foto's, gedenkboeken, films, cd-roms, dvd's, video’s, geluidsbanden.
